Vraagstuk

Een team van managers bedrijfsvoering van een gemeente — samen met hun ondersteuners — verloor steeds vaker het overzicht. Agenda’s zaten vol, voorbereiding schoot erbij in en overwerken werd de norm. Managers ervaarden stress en hadden weinig ruimte om vooruit te denken. Ondersteuners blusten brandjes en werkten vooral reactief. Het team wilde meer rust, structuur en een manier van samenwerken die niet werd gedicteerd door de waan van de dag.

Voorstel

Heijnen-PTC ontwikkelde een trainings- en begeleidingsprogramma gebaseerd op Getting Things Done® en Atomic Habits. Eerst werd een stevige basis gelegd voor persoonlijk overzicht en duurzame gewoontes. Daarna brachten managers hun rollen, projecten en verantwoordelijkheden in kaart, wat werd vertaald naar een praktisch keuzedashboard voor dagelijks focus en regie. Dit hielp zowel managers als ondersteuners om bewuste keuzes te maken en effectiever samen te werken.

Aanpak

Intake: inzicht in individuele uitdagingen en teamdynamiek.

Training – deel 1: overzicht creëren, werkzaamheden ordenen en een persoonlijk systeem opzetten in Outlook of Microsoft To Do; gedragsveranderingen formuleren voor blijvend resultaat.

Training – deel 2: rollen, projecten en verantwoordelijkheden in kaart brengen bij de managers bedrijfsvoering. Ondersteuners kregen hierdoor helderheid en konden veel gerichter ondersteunen.

Teamafspraken: invoeren van dagstarts en optimaliseren van online samenwerking.

Nazorg: de trainer hield vinger aan de pols en gaf aanvullende begeleiding waar nodig.